Файлды PDF форматына түрлендіру дегеніміз әртүрлі құжаттарды бір стандартты форматқа айналдыру деген сөз. PDF (Portable Document Format) – Adobe компаниясымен жасалған құжаттарды көруге, басып шығаруға және бөлісуге арналған әмбебап формат. Бұл форматты қолдану өте ыңғайлы, себебі кез келген құрылғыда ашылғанда файлдың сыртқы түрі өзгермейді.
PDF форматының негізгі артықшылықтары:
— Құжат құрылымы әрдайым сақталады.
— Әртүрлі платформада (Windows, macOS, Android, iOS және т.б.) қолжетімді.
— Көлемі кіші болғандықтан, электронды пошта немесе мессенджермен жіберуге ыңғайлы.
— Қауіпсіздік параметрлерін орнатуға мүмкіндік береді (мысалы, құжатты парольмен қорғауға болады).
Файлдарды қалай PDF форматына түрлендіруге болады?
Қазіргі таңда файлды PDF форматына түрлендіру бірнеше қарапайым жолмен жасалады:
1. MS Word арқылы PDF форматына түрлендіру
Бұл ең қолайлы әдіс. Word-та документті ашып, кейін:
— «Файл» → «Сохранить как» («Басқаша сақтау») → «Тип файла» ретінде «PDF (*.pdf)» таңдаңыз.
— «Сохранить» («Сақтау») батырмасын басыңыз.
Осы әдіспен файл бірден PDF-қа түрленеді, және сізге қосымша бағдарламалар пайдаланудың қажеті жоқ.
2. Онлайн түрлендіргіштер қолдану (конвертерлер)
Интернет арқылы босқа орнатусыз файлды PDF жасауға мүмкіндік беретін көптеген онлайн сервистер бар:
— ilovepdf.com
— smallpdf.com
— pdf2go.com
Бұл сервистердің жұмыс істеуі оңай. Мысалы, SmallPDF-ті қарастырайық:
— Сайтқа кіріп, «Word-ты PDF-ке түрлендіру» қызметін таңдаңыз.
— Файлды жүктеңіз немесе оны жұмыс алаңына перетаскивание жасаңыз.
— Түрлендіру аяқталған соң дайын PDF файлын жүктейсіз.
3. Арнайы бағдарламалармен PDF-ке айналдыру
Егер жұмыс оффлайн режимінде болса, арнайы бағдарламаларды компьютеріңізге жүктеу тиімді:
— Adobe Acrobat
— Foxit Reader
— Nitro PDF Reader
Олардың қолданылуы өте жеңіл, интерфейсі де түсінікті. Мысалы Adobe Acrobat-та құжатты түрлендіру үшін:
— Adobe Acrobat бағдарламасын ашып, «Файл» → «Жасау» («Создать») → «PDF файлын файлдан жасау» пунктін таңдаңыз.
— Қажетті файлды таңдап, жүктеңіз.
— Файл автоматты түрде PDF форматына өзгереді.
Файлды PDF форматына түрлендіргенде назар аударатын жайттар:
— Құжаттағы мәтін қарпі (шрифт) анық болсын.
— Артық бос беттердің кетпеуін тексеріңіз.
— Егер түрлі бағдарламалар қолданылса, PDF құжатының сапасын бірден қайта тексеріңіз.
— Үлкен көлемді файлдарды түрлендіргенде интернет платформаларын қолдану қиындауы мүмкін, сондықтан мұндайда арнайы программаны таңдаңыз.
Файлды PDF форматына түрлендірудің күнделікті өмірде қолданылуы:
— Студенттер және оқушылар оқу материалдарын PDF форматында жіберіп, тапсырмалар дайындай алады.
— Кеңсе қызметкерлері есеп-қисап, келісім-шарттарды сенімді түрде жіберіп, құжаттың сыртқы көрінісін сақтай алады.
— Құрылғыларда әртүрлі көрінетін презентациялар мен суреттерді де PDF-ке түрлендіріп жіберсеңіз, олар әртүрлі гаджеттерде бірдей бейнеленеді.
PDF құжатының қауіпсіздігі:
Құпия немесе жеке ақпаратты PDF форматында сақтаудың бір артықшылығы – оны арнайы парольмен қорғауға болады. Adobe Acrobat немесе SmallPDF сияқты сервисте құжат ашылуы үшін арнайы пароль қою функциясы бар.
Мысалы, келісім-шартты серіктеске жіберсеңіз, PDF құжатына пароль орнатып, ол құжаттың бөтен адамдардың қолына түсуінен алдын ала сақтанасыз.
Түрлендірген PDF файлын қалай азайтуға болады?
Кейде PDF құжаттары үлкен өлшемді болуы мүмкін. Оны кішірейту үшін:
— Онлайн сервистерді қолданыңыз (мысалы, ilovepdf.com сайтында PDF-ті сығу функциясы бар).
— Adobe Acrobat-та файлды ашып, «Оптимизировать PDF» қызметін пайдаланыңыз. Ол сапаны сақтай отырып, көлемін азайтады.
Қорыта келгенде, файлды PDF форматына түрлендіру процесі өте қарапайым әрі әртүрлі жолдармен іске асады. Компьютеріңіздегі бағдарламаларды немесе онлайн қызметтерді пайдаланып, өзіңізге ыңғайлы әдісті таңдап, осы әмбебап құжат форматын тиімді әрі қауіпсіз қолданыңыз.