Компьютерде пошта қосымшасын қолдану электрондық хаттарды алмасуды жеңілдетеді және уақытты үнемдейді. Қазіргі таңда компьютерде қолдануға болатын танымал пошта қосымшалары: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Windows Mail, Apple Mail.
Пошта қосымшаларды қолданудың басты артықшылықтары:
— Бірнеше пошта аккаунтты бір жерден басқару мүмкіндігі;
— Хаттарды оффлайн режимінде оқу;
— Электрондық хат алмасуды тездету және тиімді ұйымдастыру;
— Маңызды хаттарды немесе қосымшаларды компьютерде сақтау.
Енді жаңа бастаушылар үшін осындай қосымшаны қалай орнатуға болатынын сипаттайық. Мысал ретінде Windows жүйесіндегі Microsoft Outlook пошта қосымшасын алайық.
Microsoft Outlook орнату және баптау жолдары
1. Outlook бағдарламасын Microsoft Office пакетінен жүктеп, орнатыңыз немесе жеке сатып алыңыз (кей жағдайда бұл қосымша сіздің компьютеріңізде алдын ала орнатылған болуы мүмкін).
2. Қосымшаны ашыңыз және бастапқы экранда «Жаңа тіркелгі қосу» түймесін басыңыз.
3. Ашылған терезеде сіздің поштаның адресін (мысалы: user@mail.kz) енгізіңіз.
4. Электронды поштаңызды дұрыс танып, орнату үшін келесі қадамда электрондық поштаңыздың құпия сөзін енгізіңіз.
5. Outlook пошта серверлерін автоматты түрде анықтап, қажетті параметрлерді орнатады.
Автоматты түрде орнату істемесе, пошта параметрлерін қолмен енгізуге болады. Бұл үшін поштаны жеткізуші сервердің ақпаратын қолданасыз:
— Кіріс пошта сервері (IMAP немесе POP3);
— Шығыс пошта сервері (SMTP).
Бұл ақпарат әдетте пошта қызметтерінің сайттарында беріледі. Мысалы, Gmail пайдалансаңыз:
— Кіріс пошта сервері (IMAP): imap.gmail.com, порт: 993, SSL қосулы;
— Шығыс пошта сервері (SMTP): smtp.gmail.com, порт: 465 немесе 587, SSL/TLS қосулы.
Пошта қосымшасында хаттарды қалай жіберу керек?
Хат жіберу өте оңай:
— «Жаңа хат» (New Mail) батырмасын басыңыз.
— Ашылған терезеге алушының электрондық пошта адресін енгізіңіз.
— Тақырып жазыңыз (хат мазмұнын бірден көрсету үшін міндетті түрде қысқаша тақырып жазған дұрыс).
— Хат өрісіне мәтінді жазыңыз.
— Егер файл жіберу керек болса, «Файл қосу» (Attach file) түймесін шертіп, қажет файлды таңдаңыз.
— Соңында хатты жіберу (Send) батырмасын басыңыз.
Хатпен жұмыс істеуді жеңілдету үшін кеңестер:
— Outlook немесе Thunderbird бағдарламасында қалталар мен жапсырма (тегтер) жасаңыз. Хаттарды тақырыпқа немесе клиентке қарай топтап сақтаған ыңғайлы болады.
— Маңызды хаттар үшін белгі (жалауша) қойыңыз. Бұл алдағы хаттарды жоғалтпауға көмектеседі.
— Поштаны автоматты түрде жаңарту уақытын 5-10 минутқа бөліп қойыңыз, осылайша жаңа хаттар уақытылы түсіп отыратын болады.
Пошта қосымшаларының қауіпсіздігін күшейту жолдары:
— Белгісіз немесе күдікті электрондық хаттарға жауап бермеңіз және олардағы сілтемелерді ашпаңыз.
— Электронды поштаны үнемі тексеріп, қажет емес хаттарды жойып тастаңыз.
— Пошта тіркелгісінде міндетті түрде қос факторлы аутентификация қосып қойыңыз.
— Құпия сөздеріңізді ешкіммен бөліспеңіз және мықты, болжауға қиын парольдерді қолданыңыз.
Өмірлік мысал келтірейік:
Сіз университетте оқитын студентсіз дейік. Электрондық поштаңызға оқу ісінен тапсырмалар, хабарландырулар жиі келеді. Поштаны браузермен күн сайын ашу ыңғайсыз болып тұр. Outlook немесе Thunderbird пошта қосымшасын орнатсаңыз, сіз осы тапсырмаларды оффлайн режимінде оқу, мұғаліммен немесе курс жетекшісімен тез арада байланысу және уақытында тапсырманы жіберуді жеңілдетесіз. Сонымен қатар, маңызды құжаттар мен оқу материалдарын электрондық поштадан қосымшаға жүктеп алып, компьютеріңізде бөлек сақтай аласыз.
Егер сіз компьютермен жұмыс жасауда әлі тәжірибеңіз аз болса да, пошта қосымшаларын пайдалану сізге еш қиындық туғызбайды. Қосымшалардың интерфейсі қарапайым және түсінікті. Көптеген сұрақтарға бағдарлама ішінде көмекші гидтер мен анықтамалар бар. Сол себепті өзіңізге ыңғайлы қосымшаны таңдап, орнатып алыңыз да, поштаңызды тиімді басқаруды бастаңыз.